Privacy

Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 19 agosto 2026

1. Titolare del trattamento

Yempik Ltd, società di diritto inglese, Companies House n. 16239387, con sede legale in 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, Regno Unito («Lia», «noi»). Per qualsiasi richiesta relativa ai dati personali: privacy@yempik.ai.

2. A chi si rivolge questa informativa

Visitatori di lia.yempik.ai e utenti degli studi (amministratori, operatori) che usano Lia con un account: per questi dati Lia è titolare.
Residenti, condòmini, fornitori e chi contatta uno studio tramite i canali gestiti da Lia (telefono, WhatsApp, email, portale): questi dati sono trattati per conto dello studio, che ne è titolare. Lia agisce come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) sulla base di un contratto di nomina. Per esercitare i diritti su questi dati rivolgiti allo studio che amministra il tuo condominio; se scrivi a noi, inoltriamo la richiesta allo studio senza ritardo.

3. Quali dati trattiamo

Dati di account: nome, email, ruolo nello studio, credenziali (mai in chiaro), log di accesso.
Dati operativi caricati dagli studi: anagrafiche di condomìni e unità, contatti di residenti e fornitori, pratiche, appuntamenti, documenti (verbali, regolamenti, preventivi) e le informazioni che vi sono contenute.
Chiamategestite dall'assistente vocale: numero chiamante, audio, trascrizione, esito e azioni proposte. L'assistente si presenta come tale all'inizio della conversazione.
Messaggi sui canali attivati dallo studio (WhatsApp, SMS, email): contenuto, mittente, destinatario, orari, esito della consegna.
Dati dei servizi collegati (Google Workspace: Gmail, Calendar, Drive), solo se lo studio li collega — vedi la sezione 6.
Dati tecnici: indirizzo IP, user agent, identificativi di richiesta, log applicativi e di sicurezza, cookie tecnici di sessione.

4. Finalità e basi giuridiche

Erogare il servizio — rispondere alle richieste, aprire e seguire le pratiche, assegnare interventi, inviare comunicazioni di servizio. Base: esecuzione del contratto con lo studio (art. 6.1.b) e, per i dati dei residenti, le istruzioni dello studio titolare.
Sicurezza, tracciabilità e audit — ogni modifica ai dati è registrata con chi, quando e che cosa. Base: legittimo interesse (art. 6.1.f) e obblighi di sicurezza (art. 32).
Adempimenti di legge e gestione di contestazioni. Base: obbligo legale (art. 6.1.c) e legittimo interesse.
Miglioramento del serviziocon metriche aggregate e anonime sull'uso (volumi, tempi di risoluzione). Base: legittimo interesse.

Non facciamo marketing verso i residenti, non vendiamo dati e non facciamo profilazione. Non adottiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o significativi sulle persone (art. 22): l'intelligenza artificiale di Lia propone, una persona dello studio decide.

5. Intelligenza artificiale

Lia usa modelli linguistici e vocali per trascrivere le chiamate, classificare le richieste, cercare nei documenti dello studio e proporre azioni (ad esempio l'apertura di una pratica o la bozza di una risposta). I fornitori di questi modelli sono vincolati contrattualmente a non conservare i contenuti oltre l'elaborazione e a non usarli per addestrare i propri modelli. Le proposte dell'IA restano tali finché una persona dello studio non le conferma, salvo le risposte automatiche che lo studio ha esplicitamente abilitato per specifici argomenti nelle proprie impostazioni.

6. Servizi Google collegati (Gmail, Calendar, Drive)

Uno studio può collegare il proprio account Google Workspace tramite l'accesso OAuth di Google. Lia chiede solo i permessi necessari alla funzione attivata, uno alla volta:

Google Calendar— per creare un calendario «Lia» nell'account collegato, scrivervi appuntamenti, interventi e scadenze gestiti in Lia e leggere gli eventi del calendario per proporre aggiornamenti alla persona collegata.
Google Drive— solo per i file che l'utente sceglie esplicitamente tramite il selettore di Google (permesso drive.file): li importiamo nei documenti dello studio. Non leggiamo il resto del Drive.
Gmail — se lo studio attiva la casella: lettura dei messaggi in arrivo per proporre la prossima azione (aprire una pratica, collegarla a una esistente, preparare una risposta) e invio delle risposte approvate dallo studio, dal suo stesso indirizzo. Conserviamo intestazioni, anteprima e testo dei messaggi nel nostro database europeo; gli allegati restano su Google e vengono letti solo su richiesta.

I dati ottenuti da Google sono usati esclusivamente per fornire e migliorare le funzioni sopra descritte, visibili all'utente; non sono usati per pubblicità, non sono venduti, non sono trasferiti a terzi se non ai sub-responsabili necessari a erogare il servizio (sezione 8), e non sono mai usati per addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale generalizzati. L'utente può revocare l'accesso in qualsiasi momento da Lia (Impostazioni → Integrazioni) o da myaccount.google.com/permissions; alla disconnessione eliminiamo i token di accesso e i dati sincronizzati seguono i termini di conservazione della sezione 7.

Google API Services User Data Policy.Lia's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. In particular, Lia only uses Google user data to provide or improve user-facing features that are prominent in the application, does not transfer it except as necessary to provide those features, to comply with applicable law or as part of a merger or acquisition with prior notice, does not use it for advertising, and does not use it to develop, improve or train generalized AI or machine-learning models. Humans read Google user data only with the user's affirmative agreement for a specific message, for security purposes, to comply with law or for internal operations on aggregated, de-identified data.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

Dati di account e operativi: per la durata del contratto con lo studio e, dopo la cessazione, per il tempo necessario a restituire o cancellare i dati secondo le istruzioni dello studio e gli obblighi di legge.
Audio e trascrizioni delle chiamate: secondo i termini di conservazione configurati dallo studio; decorso il termine, l'audio viene eliminato e la trascrizione ridotta al minimo necessario.
Log tecnici e di sicurezza: per il tempo necessario alla sicurezza e alla tracciabilità, di norma non oltre dodici mesi.

La cancellazione (art. 17) è un processo governato e tracciato: i dati personali vengono rimossi o resi illeggibili in ogni tabella che li contiene e ne resta solo una traccia tecnica priva di dati personali. Le copie di backup seguono cicli di rotazione e vengono sovrascritte nei termini previsti.

8. Destinatari e sub-responsabili

I dati sono trattati da personale autorizzato e dai fornitori che ospitano o erogano parti del servizio, nominati responsabili o sub-responsabili con contratto ai sensi dell'art. 28: infrastruttura e database (Supabase, Unione Europea; Google Cloud, regione Milano; Vercel per il sito e la dashboard), assistente vocale (ElevenLabs), modelli di intelligenza artificiale (OpenAI, con clausole di non conservazione e non addestramento), telefonia e messaggistica (Twilio), email transazionali (Resend), sincronizzazione caselle email (Unipile, Francia), orchestrazione dei processi (Inngest). L'elenco aggiornato è comunicato agli studi nel contratto di nomina e disponibile su richiesta.

9. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Il database e i servizi principali risiedono nell'Unione Europea. Il titolare ha sede nel Regno Unito, paese per cui la Commissione europea ha adottato una decisione di adeguatezza. Alcuni fornitori (ad esempio i modelli di IA e la telefonia) possono trattare dati negli Stati Uniti: in questi casi il trasferimento avviene sulla base del Data Privacy Framework UE-USA o delle clausole contrattuali standard della Commissione europea, con misure supplementari dove necessario.

10. I tuoi diritti

Puoi chiedere l'accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, la portabilità e opporti al trattamento (artt. 15–22 GDPR) scrivendo a privacy@yempik.ai. Rispondiamo entro un mese. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it). Per i dati trattati per conto di uno studio, il titolare è lo studio: ti aiutiamo a raggiungerlo.

Il sito e la dashboard usano solo cookie tecnici, necessari all'autenticazione e alla sicurezza della sessione. Non usiamo cookie di profilazione né strumenti di tracciamento pubblicitario; per questo non è richiesto un banner di consenso.

12. Modifiche

Aggiorniamo questa informativa quando cambiano il servizio o la normativa; la data in alto indica l'ultima revisione. Le modifiche sostanziali sono comunicate agli studi tramite la dashboard o via email.